メールと記憶で管理されているようなもので、忘れてた作業が突然発生するようです...
何かいいツールはないかと探してみましたが、なかなか見つからないです
高いソフト買ってとは言えないので、オープンソースで日本語が使えそうなものは
dotProject
http://www.dotproject.net/
phpCollab
http://www.php-collab.org/blog/
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